Gå til innhold

Ansatt-filter

Ansatt-filter styrer hvilke ansatte en leder har godkjenningsrett over. Det brukes der hvor en leder skal kunne godkjenne timer, fravær, arbeidsordre og HMS-saker — men kun for sitt eget team eller sin egen avdeling.

I motsetning til Datatilgang, som bestemmer hvilke rader brukeren ser, definerer ansatt-filter en personmengde — listen over ansatte som lederen kan utføre godkjenninger på vegne av.

Typisk oppsett: Avdelingsleder for "Bergen Service" har et ansatt-filter som returnerer alle ansatte i avdelingen "Bergen Service". Alle timer og fravær fra disse ansatte havner i lederens godkjenningskø.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator
Modul som kreves Portalinnstillinger (Ansatt-filter)
Effekt på hvem Den lederen filteret er definert for + de ansatte filteret peker mot

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Leder (ansatt) Hvem filteret gjelder for Tom (må velges) Lederen ser kun ansatte som matcher filteret i godkjenningsbildene Administrator
Filtertype Hvordan filteret evalueres: Avdeling, Eksplisitt liste, Custom Avdeling Bestemmer hvordan ansattmengden beregnes Administrator
Avdeling(er) Hvilke avdelinger lederen styrer Tom Brukes når filtertype = Avdeling Administrator
Eksplisitt ansatt-liste Konkrete ansatte lederen styrer Tom Brukes når filtertype = Eksplisitt liste — overstyrer avdelings-tilhørighet Administrator
Inkluder underordnede avdelinger Skal under-avdelinger automatisk inkluderes Av Når på: avdelings-hierarkiet rulles ut automatisk Administrator
Aktiv Av/på-bryter for filteret På Når av: lederen mister all godkjenningsrett Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Leder (ansatt)

Betydning. Identifiserer lederen som filteret gjelder for. Hver ansatt kan ha maksimalt ett aktivt ansatt-filter — det er en 1:1-relasjon.

Gyldige verdier. Et aktivt ansatt-ID i tenanten.

Standardverdi. Tom — må velges ved opprettelse.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart ved lagring. Lederens godkjenningskø oppdaterer seg ved neste lasting av godkjenningssiden.

Påvirker historiske data. Ja. Eksisterende godkjenningskøer revurderes — saker som tidligere ble vist til lederen kan forsvinne, og nye saker kan dukke opp.

Konsekvens for andre moduler.

  • Timeregistrering — godkjenningsbildet for timer filtreres på ansattmengden.
  • Fravær — fraværssøknader fra filtrerte ansatte havner i lederens kø.
  • Arbeidsordre — hvis tenanten bruker leder-godkjenning på arbeidsordre, treffer filteret også her.
  • HMS — godkjenning av risikovurderinger og avvik kan også styres av filteret avhengig av modulkonfigurasjonen.
  • Varslinger — påminnelser om "ugjorte godkjenninger" treffer kun saker innenfor filteret.

Avhengigheter. Lederen må ha en aktiv brukerlevel som faktisk har godkjenningsrett. Ansatt-filter alene gir ikke godkjenningsrettighet — det avgrenser kun hvilke ansatte den allerede etablerte retten gjelder for.

Hvem kan endre. Administrator.

Filtertype

Betydning. Bestemmer hvordan ansattmengden evalueres:

Filtertype Hvordan ansatte velges Bra for
Avdeling Alle ansatte med matching avdelings-tilhørighet Tradisjonell organisasjon med avdelingsstruktur
Eksplisitt liste Konkrete ansatte valgt manuelt Team som krysser avdelingsgrenser, prosjektledere, ad-hoc-grupper
Custom Egendefinert (krever konfigurasjon) Komplekse organisasjoner — kontakt Konti

Gyldige verdier. Avdeling, Eksplisitt liste, Custom.

Standardverdi. Avdeling.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Ja indirekte — endring av filtertype kan endre hvilke saker som dukker opp i lederens godkjenningskø.

Konsekvens for andre moduler. Bytte av filtertype kan plutselig la saker forsvinne fra (eller dukke opp i) godkjenningskøen.

Avhengigheter.

  • For Avdeling — ansatte må ha avdelings-tilknytning på ansatt-rad.
  • For Eksplisitt liste — ansatte må eksistere som aktive.
  • For Custom — backend-implementasjonen må kjenne filterlogikken.

Hvem kan endre. Administrator.

Avdeling(er)

Betydning. Hvilke avdelinger lederen styrer. Brukes når filtertype = Avdeling. En leder kan dekke flere avdelinger samtidig (f.eks. en regionsjef som styrer flere lokal-avdelinger).

Gyldige verdier. Avdelinger som er definert i tenanten.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Ja. Godkjenningskøen revurderes.

Konsekvens for andre moduler.

  • Godkjenningsflyt — saker fra de valgte avdelingene synes for lederen.
  • Dashboards — leder-dashboards med "Mitt team"-statistikk filtreres på samme avdelinger.
  • Rapporter — avdelings-baserte rapporter for lederen treffer kun de valgte avdelingene.

Avhengigheter. Avdelinger må eksistere i grunndata.

Hvem kan endre. Administrator.

Eksplisitt ansatt-liste

Betydning. En manuelt vedlikeholdt liste over ansatte lederen godkjenner for. Brukes når filtertype = Eksplisitt liste. Verktøy for team som ikke følger avdelingsstrukturen — f.eks. prosjekt-team eller matrise-organisasjon.

Gyldige verdier. Aktive ansatt-IDer i tenanten.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Ja — godkjenningskøen revurderes.

Konsekvens for andre moduler. Som for Avdeling — godkjenninger, dashboards og rapporter treffer den valgte mengden.

Avhengigheter. Krever løpende vedlikehold — nye ansatte må legges til manuelt.

Hvem kan endre. Administrator.

Inkluder underordnede avdelinger

Betydning. Hvis avdelinger er strukturert hierarkisk (hovedavdeling → underavdeling), styrer denne bryteren om underordnede avdelinger automatisk inkluderes i filteret.

Gyldige verdier. På eller av.

Standardverdi. Av. Du må aktivt skru på for å rulle ut hierarkiet.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Ja — endrer ansattmengden lederen ser.

Konsekvens for andre moduler. En leder kan plutselig se hele organisasjonsgrenen under seg.

Avhengigheter. Tenanten må ha definert et avdelingshierarki for at bryteren skal ha effekt.

Hvem kan endre. Administrator.

Aktiv

Betydning. Bryter som styrer om filteret faktisk evalueres. Hvis av: lederen treffer ingen ansatte og mister all godkjenningsrett — alle godkjenningskøer blir tomme.

Praktisk for midlertidig fjerning av godkjenningsrett (f.eks. permisjon) uten å miste filterets konfigurasjon.

Gyldige verdier. På eller av.

Standardverdi. På ved opprettelse.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei direkte, men aktivering/deaktivering endrer hvilke saker som vises i godkjenningskøen.

Konsekvens for andre moduler.

  • Pågående godkjenninger — saker som lederen var i ferd med å godkjenne, blir utilgjengelige.
  • Varslinger — påminnelser stoppes.
  • Stedfortreder — vurder å sette opp en stedfortreder eller flytte godkjenninger til en annen leder før deaktivering.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik endrer du ansatt-filter

Opprette filter for ny leder

  1. Åpne Innstillinger → Portalinnstillinger → Ansatt-filter.
  2. Klikk + Nytt filter.
  3. Søk opp lederen.
  4. Velg filtertype:
  5. Avdeling — velg en eller flere avdelinger.
  6. Eksplisitt liste — søk opp ansatte manuelt.
  7. Sett Inkluder underordnede avdelinger hvis hierarki skal rulles ut.
  8. Klikk Lagre.
  9. Be lederen sjekke godkjenningssiden — riktige ansatte skal nå dukke opp.

Endre avdelingsdekning

  1. Finn filteret i listen.
  2. Klikk Rediger.
  3. Legg til eller fjern avdelinger.
  4. Klikk Lagre.
  5. Godkjenningskøen oppdateres umiddelbart.

Midlertidig suspendere

  1. Finn filteret.
  2. Skru av Aktiv.
  3. Klikk Lagre.
  4. Sett opp stedfortreder eller flytt pågående godkjenninger til en annen leder.

Bytte fra Avdeling til Eksplisitt liste

  1. Finn filteret.
  2. Endre Filtertype til "Eksplisitt liste".
  3. Avdeling-feltet tømmes — fyll inn ansattliste manuelt.
  4. Klikk Lagre.
  5. Verifiser godkjenningskøen.

Vanlige problemer

Lederen ser ingen ansatte i godkjenningsbildet

Mulige årsaker:

  1. Filteret er ikke aktivt — sjekk Aktiv.
  2. Filteret peker mot avdelinger ingen ansatte er knyttet til.
  3. Lederen har ikke brukerlevel med godkjenningsrett — sjekk rolle på lederens bruker-konto.
  4. Underordnede avdelinger er ikke inkludert mens lederen forventer det.

Lederen ser ansatte fra feil avdeling

To vanlige scenarier:

  1. Inkluder underordnede avdelinger er på, og hierarkiet ruller ut mer enn forventet.
  2. Ansatte har feil avdelings-tilknytning på ansatt-rad. Sjekk grunndata.

En nyansatt dukker ikke opp i lederens kø

Hvis filtertype = Eksplisitt liste, må nyansatte legges til manuelt. Hvis Avdeling — sjekk at den nyansattes ansatt-rad har riktig avdeling.

Godkjenningskøen er ufullstendig etter omorganisering

Etter omorganisering bør alle ansatt-filtre revurderes. Endring av avdelingshierarki eller flytting av ansatte mellom avdelinger påvirker filtre med tilbakevirkende effekt.

Lederen får varsler om saker hun ikke kan godkjenne

Varsler beregnes på en separat regel — sjekk at varsel-regelen også bruker samme ansatt-filter, ellers kan det oppstå "spøkelses-varsler".

"Ansatten har allerede et aktivt filter"

Per ansatt finnes kun ett aktivt filter. Deaktiver det eksisterende eller rediger det i stedet for å opprette nytt.

Konsekvensanalyse før endring

Før du endrer ansatt-filter, vurder:

  • [ ] Antall ansatte berørt: Hvor mange ansatte havner i (eller forsvinner fra) lederens kø?
  • [ ] Pågående godkjenninger: Har lederen ubehandlede saker som plutselig forsvinner — eller får hun saker hun ikke kjenner?
  • [ ] Stedfortreder: Trenger du å sette opp stedfortreder for perioden?
  • [ ] Varslinger: Påvirker endringen "ugjort godkjenning"-varsler?
  • [ ] GDPR / personvern: Et bredere filter eksponerer flere ansattes data (timer, fravær). Avklart i databehandlerregisteret?
  • [ ] Lønnskjøring: Hvis godkjenninger må være ferdig før lønnskjøring, kan endringen forsinke flyten?
  • [ ] Reversibilitet: Endringen er reversibel, men godkjenninger utført under feil filter må manuelt revideres.

Relaterte sider