Gjennomføre møte¶

Møtemodulen lar deg planlegge og gjennomføre møter med en strukturert agenda. Hvert møte har en saksliste med agendapunkter som kan opprettes direkte, hentes fra forslagskassen, eller komme fra HMS-rapporter. Denne siden beskriver arbeidet med selve agendaen.

Agendaen¶

Agendapunktene vises som kort i møtets detaljbilde. Hvert punkt har tittel, type, status, ansvarlig og estimert tid. Klikk på et punkt for å utvide det og se innhold, referatnotater og beslutning.

Endre rekkefølge¶

Du endrer rekkefølgen på agendapunkter ved å dra i håndtaket (⋮⋮) helt til venstre på punktkortet. Den nye rekkefølgen lagres umiddelbart når du slipper punktet.

Rekkefølgen nummereres fortløpende fra 1.
Mens en lagring pågår er videre dragging midlertidig deaktivert; du kan fortsette så snart lagringen er ferdig.
Hvis agendaen er endret av noen andre i mellomtiden, lastes møtet på nytt og du får beskjed om å prøve igjen.
Feltet Rekkefølge i punktskjemaet fungerer fortsatt som presisjonsjustering.
Låste møter (fullført eller avbrutt) kan ikke omorganiseres; håndtaket vises ikke.

Slette agendapunkter og forslagskassen¶

Hva som skjer når du sletter et agendapunkt, avhenger av hvor punktet kom fra:

Punkter hentet fra køen (forslagskassen eller HMS-rapport) blir ikke slettet permanent. Forslaget legges tilbake i køen, og du får beskjed («Forslaget er lagt tilbake i forslagskassen»). Oppgaver som er opprettet fra punktet beholder koblingen sin, slik at historikken er intakt hvis forslaget senere tildeles et nytt møte.
Vanlige agendapunkter slettes permanent. Dokumenter og mapper som hører til punktet blir samtidig fjernet, og oppgavekoblinger nullstilles.

Permanent avvisning av et forslag gjøres i forslagskasse-administrasjonen, ikke ved å slette punktet fra agendaen. Forslag som er avvist der, vises ikke lenger i køen og kan ikke hentes inn i møter.

Dokumenter på punkt¶

Hvert agendapunkt kan ha egne dokumenter. Utvid punktet (både i redigerings- og gjennomføringsmodus) og bruk seksjonen Dokumenter for punktet til å laste opp filer (knapp eller dra-og-slipp på slippsonen), organisere dem i mapper, laste ned og slette.

Dokumentene følger punktet: legges et forslag tilbake i køen, beholder punktet dokumentene sine, og de er med når forslaget senere tildeles et nytt møte.
Slettes et vanlig agendapunkt permanent, fjernes punktets dokumenter og mapper samtidig.
I låste møter (fullført eller avbrutt) vises dokumentlisten skrivebeskyttet: du kan se og laste ned, men ikke laste opp, slette eller endre mapper.

Begrensninger:

Eksterne brukere har ikke tilgang til punktdokumenter (dokumenttilgangen deres er avgrenset til prosjektdelte objekter).
Et forslag som ligger i køen (ikke tildelt noe møte) har utilgjengelige dokumenter inntil det tildeles et møte igjen; tilgangen følger møtets tilgangsregler og er bevisst stengt uten møte.

Status «Tildelt fra kø»¶

Når et forslag hentes fra køen inn i et møte, får punktet automatisk statusen Tildelt fra kø. Statusen settes av systemet og kan ikke velges manuelt; du kan flytte punktet videre til en vanlig status (for eksempel Diskutert eller Vedtatt) under gjennomføringen. Legges forslaget tilbake i køen, nullstilles statusen til Åpen.