Gå til innhold

Varslingsplaner

Varslingsplaner styrer hvilke varslinger som sendes automatisk på fast tidsplan — typisk daglige sammendrag, ukentlige rapporter eller påminnelser før en frist utløper. Hver plan kobler en mal, et tidsuttrykk og en mottakerliste sammen, og kjøres av bakgrunnstjenesten uten manuell utløser.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator
Modul som kreves Portalinnstillinger (Settings) — moduleID 99
Effekt på hvem Alle mottakere i tenanten som matcher planens betingelser

Planlagt varsling skiller seg fra hendelsesbasert varsling: hendelsesbaserte varsler utløses av en handling i en annen modul (f.eks. ny tidsføring), mens planlagte varsler kjøres uavhengig av brukerhandling på det tidspunktet Tidsplan angir.

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Aktiv Bryter som skrur planen på eller av uten å slette konfigurasjon Av Når av: planen kjøres ikke, men beholdes for senere reaktivering Administrator
Navn Internt visningsnavn på planen Tom Brukes i listen og i logg — sett gjerne moduleprefix (Time:, HMS:) Administrator
Mal Hvilken varslingsmal som skal brukes ved utsending Tom Bestemmer kanal (e-post / SMS / in-app), emne og kropp Administrator
Tidsplan Cron-uttrykk som angir når planen skal kjøre 0 8 * * 1-5 (08:00 hverdager) Bestemmer eksakt utsendingstidspunkt Administrator
Tidssone Tidssone som cron-uttrykket evalueres i Europe/Oslo Påvirker når på døgnet planen faktisk kjøres ved DST-skifte Administrator
Mottakere Liste over brukere, ansattgrupper eller roller som skal motta varselet Tom Bestemmer hvem som får varselet — feiltyping gir tom utsending Administrator
Betingelse Filter som bestemmer om en mottaker faktisk skal få varselet ved kjøring Alltid send Brukes for "send kun hvis det finnes åpne timer", "send kun ved avvik" osv. Administrator
Maks antall per kjøring Sikkerhetsventil mot uventet masseutsending 500 Hvis flere mottakere genereres avbrytes kjøringen og logges som feil Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Aktiv

Betydning. Bryter som styrer om planen kjøres av bakgrunnstjenesten. Sett til av når du midlertidig vil stoppe utsending uten å miste konfigurasjonen — f.eks. i ferie eller under feilsøking.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. Av. Nye planer opprettes alltid som inaktive for å forhindre utilsiktet utsending før konfigurasjonen er ferdig.

Når trer endringen i kraft. Ved neste planlagte kjøring etter lagring. Hvis planen er midt i en kjøring når du slår av, fullføres den pågående kjøringen, men ingen nye startes.

Påvirker historiske data. Nei. Allerede sendte varslinger forblir i varslingslogg uavhengig av bryterens tilstand.

Konsekvens for andre moduler.

  • Varslingslogg — inaktive planer vises ikke i daglig logg, men historikk beholdes.
  • Bakgrunnstjenesten — sparer ressurser; inaktive planer hopper over evaluering.
  • Mottakere — ingen mottakere får varsel før planen reaktiveres.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator med portalinnstilling-tilgang.

Betydning. Visningsnavnet som administratorer ser i listen over planer og i varslingsloggen. Brukes ikke i selve utsendingen mot sluttbruker.

Gyldige verdier. Fri tekst, 3–80 tegn. Anbefalt: prefix med modul (Time: ukerapport ledere).

Standardverdi. Tom — må fylles inn.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart ved lagring.

Påvirker historiske data. Tidligere logginnslag beholder det gamle navnet til ny utsending skjer.

Konsekvens for andre moduler. Vises i varslingslogg og i admin-oversikten.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Mal

Betydning. Refererer til en av de definerte varslingsmalene. Malen bestemmer kanal (e-post, SMS, in-app), emne og selve tekstkroppen med plassholdere.

Gyldige verdier. En eksisterende, aktiv varslingsmal i samme tenant.

Standardverdi. Tom — må velges før planen kan aktiveres.

Når trer endringen i kraft. Ved neste planlagte kjøring.

Påvirker historiske data. Nei. Allerede sendte varslinger beholder malen som var aktiv ved utsendingstidspunktet.

Konsekvens for andre moduler.

  • Varslingsmaler — sletting av en mal som er i bruk av en aktiv plan avvises; deaktiver planen først.
  • Varslingslogg — refererer til malen ved snapshot av innhold.
  • E-post-/SMS-leverandør — kanalvalg bestemmer hvilken utgående tjeneste som brukes.

Avhengigheter. Krever at malen er aktiv og at kanalen er konfigurert på systemnivå (SMTP for e-post, SMS-gateway for SMS).

Hvem kan endre. Administrator.

Tidsplan

Betydning. Cron-uttrykk som angir når planen kjøres. Standard 5-felts cron: minutt, time, dag-i-måned, måned, ukedag.

Gyldige verdier. Standard cron-syntaks. Eksempler:

  • 0 8 * * 1-5 — kl 08:00 mandag–fredag
  • 30 7 * * 1 — kl 07:30 hver mandag (ukerapport)
  • 0 6 1 * * — kl 06:00 den 1. i hver måned (månedsrapport)
  • */15 * * * * — hvert 15. minutt (sjelden anbefalt — vurder hendelsesbasert varsling i stedet)

Standardverdi. 0 8 * * 1-5 (08:00 hverdager).

Når trer endringen i kraft. Neste kjøring etter lagring følger ny tidsplan. En allerede køsatt kjøring blir ikke flyttet.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Bakgrunnstjenesten — for hyppige planer (under 5 minutter) belaster CPU og kan blokkere andre planer.
  • E-post-/SMS-volum — hyppige planer multipliserer mot mottakerlisten.

Avhengigheter. Bakgrunnstjenesten må kjøre kontinuerlig — sjekk driftsstatus hvis planer ikke fyrer.

Hvem kan endre. Administrator.

Tidssone

Betydning. Tidssone som cron-uttrykket evalueres i. Viktig ved sommertid-skifte og for tenants med ansatte i ulike tidssoner.

Gyldige verdier. IANA-tidssonenavn (f.eks. Europe/Oslo, Europe/London, UTC).

Standardverdi. Europe/Oslo.

Når trer endringen i kraft. Neste kjøring etter lagring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Påvirker timestamp som vises i varslet og i logg.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Mottakere

Betydning. Liste over hvem som skal få varselet. Kan være enkeltbrukere, ansattgrupper, roller eller dynamiske utvalg (f.eks. "alle med åpne timer").

Gyldige verdier. Minst én mottaker. Tom liste blokkerer aktivering.

Standardverdi. Tom — må fylles inn.

Når trer endringen i kraft. Ved neste kjøring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Ansattgrupper — endring i gruppemedlemskap påvirker hvem som mottar fremtidige varslinger.
  • Roller — rolleendringer påvirker hvem som regnes som "leder" osv.
  • GDPR — sørg for at mottakerne har gyldig grunnlag for å motta varslet.

Avhengigheter. Krever at e-postadresse eller mobilnummer er registrert på mottakeren for valgt kanal.

Hvem kan endre. Administrator.

Betingelse

Betydning. Filter som evalueres per mottaker ved kjøring. Brukes for å hoppe over mottakere som ikke har relevant data — f.eks. ikke sende "Husk å føre timer" til ansatte som allerede har ført dagens.

Gyldige verdier. Forhåndsdefinerte betingelser fra malen (f.eks. "Har åpne timer", "Har avvik siste uke", "Alltid send").

Standardverdi. Alltid send.

Når trer endringen i kraft. Ved neste kjøring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Reduserer utsendingsvolum og forhindrer "varslingsstøy".

Avhengigheter. Betingelsen leser data fra modulen den gjelder — sørg for at modulen er aktivert i tenanten.

Hvem kan endre. Administrator.

Maks antall per kjøring

Betydning. Sikkerhetsventil som stopper en kjøring hvis mottakerlisten genererer flere varslinger enn forventet. Beskytter mot konfigurasjonsfeil som plutselig sender til hele tenanten.

Gyldige verdier. Heltall 1–10000.

Standardverdi. 500.

Når trer endringen i kraft. Neste kjøring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Hvis grensen overskrides logges kjøringen som feil i varslingslogg, og ingen varslinger sendes — administrator må undersøke og kjøre på nytt.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik oppretter du en varslingsplan

  1. Åpne Innstillinger → Portalinnstillinger → Planlagte varslinger → Planer (/settings/portal-setting/scheduled-notifications?tab=schedules).
  2. Klikk + Ny plan.
  3. Fyll inn Navn og velg ønsket Mal.
  4. Sett Tidsplan (cron-uttrykk) og kontroller Tidssone.
  5. Velg Mottakere — enkeltbrukere, grupper eller roller.
  6. Velg Betingelse hvis ikke alle mottakere skal få varselet hver gang.
  7. La Aktiv stå av først — test gjerne med "Send testvarsel"-knappen før du aktiverer.
  8. Når du er trygg: skru på Aktiv og klikk Lagre.

Vanlige problemer

Planen fyrer ikke selv om den er aktiv

Sjekk i denne rekkefølgen: (1) bakgrunnstjenesten kjører, (2) cron-uttrykket evalueres riktig i valgt tidssone, (3) mottakerlisten gir minst én treff, (4) betingelsen returnerer minst én "send"-vurdering. Varslingslogg viser om kjøringen ble registrert.

For mange varslinger sendt på én kjøring

Maks antall per kjøring ble nådd, men noen utsendinger gikk gjennom før grensen slo inn. Reduser tallet, eller stram inn mottaker-/betingelse-konfigurasjonen.

Cron-uttrykket validerer ikke

Bruk standard 5-felts cron. ePortal støtter ikke 6-felts cron med sekunder eller spesielle Quartz-utvidelser. Test uttrykket i en cron-validator før lagring.

Mottakere får dobbelt varsel

Sjekk at samme bruker ikke er medlem i flere mottakergrupper på samme plan. Duplikatfiltrering er ikke aktivt — hver matchende rad gir ett varsel.

Varslingen sendes på feil tidspunkt etter sommertid-skifte

Verifiser Tidssone. Cron evaluert i UTC blir én time forskjøvet ved DST-skifte i norsk tid — bruk Europe/Oslo.

Konsekvensanalyse før endring

Før du endrer eller aktiverer en varslingsplan, vurder:

  • [ ] Hvor mange mottakere genereres? Estimer før aktivering — særlig ved nye grupper.
  • [ ] Er e-post-/SMS-volum innenfor leverandørgrensene? Høyfrekvente planer kan trigge rate limits.
  • [ ] Er mottakere informert om at de vil motta varslet? Uventet varsling skaper support-saker.
  • [ ] Er malen oppdatert? Endring av plan + mal samtidig er risikabelt — gjør én ting av gangen.
  • [ ] Hva er konsekvensen ved feilutsending? Kan du tilbakekalle? E-post kan ikke tilbakekalles — vurder lavfrekvent test først.
  • [ ] Er betingelsen testet med realistisk datasett? Tom betingelse = utsending til alle mottakere.

Relaterte sider