Gå til innhold

Prosjekt

Prosjekt-innstillinger styrer grunndataene som brukes når et nytt prosjekt opprettes — hvilke statusverdier som finnes, hvilke prosjekttyper, hvilke maler som kan velges, og hvilken faktureringsmodus prosjektet får som standard. Endringer her påvirker hvordan alle eksisterende og nye prosjekt vises og oppfører seg i prosjekt-modulen.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator
Modul som kreves Portalinnstillinger (Settings) — moduleID 99
Effekt på hvem Alle som oppretter eller jobber i prosjekt — prosjektledere, ansatte, økonomi

Selve prosjekt-instansene (de enkelte prosjektene) opprettes ikke her — det skjer i prosjekt-modulen. Her definerer du hvilke valg som er tilgjengelige når en prosjektleder oppretter et nytt prosjekt.

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Statusverdier Liste over statuser et prosjekt kan ha (planlegging, aktiv, ferdig osv.) Planlegging, Aktiv, På vent, Ferdig Bestemmer hva som vises i status-dropdown og i Kanban Administrator
Prosjekttyper Klassifisering for rapportering (intern, kunde, garanti, FoU osv.) Tom Brukes til filtrering, rapport og lønnsregler Administrator
Prosjektmaler Forhåndsdefinerte oppsett (faser, oppgavemaler, default-budsjett) Tom Sparer tid ved oppretting av prosjekt Administrator
Standard faktureringsmodus Hvordan nye prosjekt fakturerer som default Fastpris Bestemmer faktureringsflyt — kan overstyres per prosjekt Administrator
Standard valuta Valutakode for nye prosjekt NOK Påvirker valutakonvertering ved sammenligning Administrator
Standard MVA-kode MVA-kode som forutfylles på prosjekt MVA-pliktig 25 % Påvirker fakturalinjenes MVA-beregning Administrator
Standard timesats Default timesats brukt på prosjektestimat før individuelle rater settes Tom Forenkler budsjettering Administrator
Krev prosjektnummer ved timeføring Om timer må kobles til prosjekt Av Når på: ingen timer kan registreres uten prosjekt Administrator
Automatisk prosjektnummerering Genererer prosjektnummer etter mønster På (mønster: P-{år}-{seq:4}) Bestemmer hvordan prosjekt identifiseres Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Statusverdier

Betydning. Definerer hvilke statuser et prosjekt kan ha. Brukes i status-dropdown, Kanban-kolonner og rapport-filtre.

Gyldige verdier. Liste med 2–20 statuser. Hver status har: navn, farge, "regnes som lukket" (ja/nei).

Standardverdi. Planlegging, Aktiv, På vent, Ferdig.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for ny prosjekt-oppretting og status-bytting. Eksisterende prosjekt beholder sin status selv om denne fjernes fra listen.

Påvirker historiske data. Indirekte. Hvis du fjerner en status som er i bruk, vises den fortsatt på prosjektene, men kan ikke velges på nytt.

Konsekvens for andre moduler.

  • Prosjektmodulen — Kanban-visning bruker statusene som kolonner.
  • Rapporter — statusgruppering avhenger av disse verdiene.
  • Dashboards — KPI-tellere skiller på "regnes som lukket".

Avhengigheter. Statuser som er i bruk på minst ett prosjekt kan ikke slettes — bare deaktiveres.

Hvem kan endre. Administrator.

Prosjekttyper

Betydning. Klassifisering for rapportering og styring. Brukes typisk for å skille intern utvikling fra kundeleveranse, garantiarbeid, FoU eller serviceavtaler.

Gyldige verdier. Liste med 0–30 typer. Hver type har: navn, kode (for eksport), beskrivelse, valgfritt: standard timesats-justering.

Standardverdi. Tom. Anbefales å definere minst Kundeprosjekt og Intern ved oppstart.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Endring av en type-navn vises på eksisterende prosjekt; sletting blokkeres hvis i bruk.

Konsekvens for andre moduler.

  • Rapporter — type brukes til å splitte tall.
  • Lønnsregler — kan ha ulike satser per prosjekttype.
  • Fakturering — kan styre om timer faktureres eller ikke.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Prosjektmaler

Betydning. Forhåndsdefinerte oppsett som kopieres når prosjektleder oppretter et nytt prosjekt — kan inneholde faser, standard oppgaver, default-budsjett, rolle-allokering.

Gyldige verdier. Hver mal har: navn, beskrivelse, en eller flere faser/oppgaver, valgfritt budsjett.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Tilgjengelig som valg ved opprettelse umiddelbart. Endring av eksisterende mal påvirker ikke prosjekt som allerede er opprettet.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Prosjektmodulen — sparer betydelig tid ved repeterende prosjekttyper.
  • Rapporter — konsistent fasestruktur gjør sammenligning mellom prosjekt enklere.

Avhengigheter. Faser/oppgaver i malen krever at oppgavetyper er definert.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard faktureringsmodus

Betydning. Hvilken modus nye prosjekt får som default. Kan alltid overstyres på det enkelte prosjekt.

Gyldige verdier.

  • Fastpris — prosjektet faktureres til avtalt sum uavhengig av timeforbruk.
  • Timepris — alle timer og kostnader viderefaktureres.
  • Kombinert — fastpris pluss tilleggsfakturering.
  • Ikke fakturerbar — interne prosjekt.

Standardverdi. Fastpris.

Når trer endringen i kraft. Påvirker kun nye prosjekt opprettet etter endring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Fakturering — bestemmer hvordan timer ender opp i fakturagrunnlag.
  • Rapporter — fortjeneste regnes ulikt per modus.

Avhengigheter. Krever at faktureringsmodulen er aktivert.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard valuta

Betydning. Valuta som forutfylles på nye prosjekt.

Gyldige verdier. ISO 4217-valutakoder (NOK, EUR, USD, SEK osv.).

Standardverdi. NOK.

Når trer endringen i kraft. Påvirker kun nye prosjekt.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Påvirker valutakonvertering ved konsolidert rapportering.

Avhengigheter. Hvis tenanten har flere valutaer, må kurser være definert i valutaoppslag.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard MVA-kode

Betydning. MVA-kode som forutfylles på prosjektets fakturalinjer.

Gyldige verdier. En av tenantens definerte MVA-koder.

Standardverdi. MVA-pliktig 25 % (norsk standard).

Når trer endringen i kraft. Nye prosjekt.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Fakturering — feil MVA gir feilfakturering — må krediteres og rettes.
  • Regnskapseksport — bokfører på riktig MVA-konto.

Avhengigheter. MVA-koden må eksistere i regnskapssystemet ved eksport.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard timesats

Betydning. Default timesats brukt på prosjektestimat før individuelle rater settes per rolle eller ansatt. Brukes mest for tidlig estimering.

Gyldige verdier. Tall ≥ 0 med to desimaler, valuta som standard prosjektvaluta.

Standardverdi. Tom — ingen default.

Når trer endringen i kraft. Forutfylles på nye prosjekt.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Estimater i budsjett-modulen baseres på dette tallet inntil rolle-rater settes.

Avhengigheter. Faktiske rater på timer kan komme fra ansatt-, rolle- eller prosjekt-rate-konfigurasjon.

Hvem kan endre. Administrator.

Krev prosjektnummer ved timeføring

Betydning. Om hver tidsregistrering må knyttes til et prosjekt. Anbefales på for organisasjoner som driver prosjektbasert leveranse; av for andre.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. Av.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye registreringer. Eksisterende registreringer uten prosjekt forblir uendret.

Påvirker historiske data. Nei. Ingen retroaktiv blokkering.

Konsekvens for andre moduler.

  • Timeregistrering — ansatte må velge prosjekt eller velge "internt"-prosjekt (må da være definert).
  • Rapporter — alle timer kan rapporteres per prosjekt.

Avhengigheter. Krever at det finnes minst ett aktivt prosjekt ansatte har tilgang til.

Hvem kan endre. Administrator.

Automatisk prosjektnummerering

Betydning. Genererer prosjektnummer ved oppretting etter et konfigurerbart mønster.

Gyldige verdier. Mønster med plassholdere {år}, {måned}, {seq:N} (N siffer sekvensnummer). Eksempel: P-{år}-{seq:4} → P-2026-0001.

Standardverdi. P-{år}-{seq:4}.

Når trer endringen i kraft. Nye prosjekt opprettet etter endring.

Påvirker historiske data. Nei. Eksisterende numre er låste.

Konsekvens for andre moduler. Påvirker hvordan prosjekt identifiseres i alle moduler og eksporter.

Avhengigheter. Endring midt i året kan gi hopp i sekvensen — vurder å starte ved nytt år.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik konfigurerer du prosjekt-grunndata

  1. Åpne Innstillinger → Grunndata → Prosjekt.
  2. Begynn med Statusverdier og Prosjekttyper — disse er fundament for resten.
  3. Sett Standard faktureringsmodus, Standard valuta og Standard MVA-kode.
  4. Konfigurer Automatisk prosjektnummerering — bestem mønster før første prosjekt opprettes.
  5. Vurder å opprette én eller flere Prosjektmaler for repeterende prosjekttyper.
  6. Sett Krev prosjektnummer ved timeføring etter modne vurderinger — på er strengt, av er fleksibelt.
  7. Klikk Lagre.

Vanlige problemer

Ny status vises ikke i Kanban

Sjekk at statusen er aktiv. Sjekk også Kanban-konfigurasjon i prosjektmodulen — Kanban kan filtrere på et utvalg statuser uavhengig av denne listen.

Prosjekttype kan ikke slettes

Typen er i bruk på minst ett prosjekt. Bytt type på prosjektene først, eller marker typen som inaktiv.

Standard MVA stemmer ikke med kundens MVA-håndtering

Standardverdien er global — for kunder med avvikende MVA (utenlandske kunder, fritak) må MVA-kode settes per prosjekt eller per fakturalinje.

Prosjektnummer går "ut av takt" mellom miljøer

Hvert miljø har egen sekvens. Hvis du eksporterer/importerer mellom test og prod, vurder å synkronisere prosjektnumrene manuelt eller endre mønsteret slik at kollisjon ikke skjer.

"Krev prosjektnummer" gjør at ansatte ikke kan registrere intern tid

Du må definere et "internt"-prosjekt og gi alle ansatte tilgang. Vurder også å markere det som ikke fakturerbart.

Endring av faktureringsmodus virket ikke på eksisterende prosjekt

Standardverdien gjelder kun nye prosjekt. Endre faktureringsmodus på det enkelte eksisterende prosjekt manuelt.

Konsekvensanalyse før endring

Før du endrer prosjekt-grunndata, vurder:

  • [ ] Påvirker det åpne prosjekt? Endring av statusverdier kan endre Kanban-visning umiddelbart.
  • [ ] Er fakturering planlagt snart? MVA-kode-endring bør gjøres mellom faktureringssykluser.
  • [ ] Er det rapporter som baseres på prosjekttyper? Re-typing av eksisterende prosjekt kan flytte tallene.
  • [ ] Endrer du nummerseriemønster? Vurder å starte ved nytt år eller med høyere sekvensnummer for å unngå kollisjon.
  • [ ] Slår du på "krev prosjektnummer"? Sørg for at intern-prosjekt finnes og er tilgjengelig.
  • [ ] Er endringen kommunisert til prosjektledere? De ser endringene i oppretterskjemaet umiddelbart.

Relaterte sider