Gå til innhold

Ansatt tenant-tilgang

Ansatt tenant-tilgang styrer hvilke tenants en ansatt kan logge inn på. Funksjonen er primært laget for konsulenter, regnskapsførere, revisorer og felles support-personell som jobber på flere kundeoppsett — uten å måtte ha separate kontoer for hver.

I én og samme innlogging bytter konsulenten mellom tenants via en "Bytt klient"-meny. All datatilgang, rolle og modul-tilgang er fortsatt definert per tenant — denne siden styrer kun om brukeren har mulighet til å bytte inn til tenanten i det hele tatt.

Forskjell fra Brukere: En vanlig brukerkonto eksisterer i nøyaktig én tenant. Ansatt tenant-tilgang gir konsulenten en "broker"-konto i en hjem-tenant som så kan veksle inn til ekstra tenants.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator (i mål-tenanten) eller Konti sysadmin
Modul som kreves System-administrasjon (Ansatt tenant-tilgang)
Effekt på hvem Den eksterne ansatten som får mulighet til å bytte inn til denne tenanten

Sikkerhetshensyn: Å gi en ekstern ansatt tilgang til tenanten er høyrisiko. Den ansatte kan potensielt se all data den tildelte rollen har scope for. Vurder alltid om en avgrenset konsulent-rolle med smal datatilgang er bedre enn full administrator-tilgang.

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Ekstern ansatt Hvilken konsulent / ekstern bruker som får tilgang Tom Identifiserer hvem som kan logge inn Administrator
Tenant Hvilken tenant tilgangen gjelder for Den nåværende tenanten Hver rad gir tilgang til én tenant Administrator
Tilgangsnivå (brukerlevel) Hvilken rolle den eksterne får i denne tenanten Tom (må velges) Bestemmer modul-tilgang, datatilgang og handlingsrettigheter Administrator
Aktiv Av/på-bryter for tilgangen På ved opprettelse Når av: konsulenten kan ikke bytte til tenanten, men koblingen beholdes Administrator
Utløpsdato (valgfri) Tidssperre — tilgangen blir automatisk inaktiv Tom Bra for tidsbegrensede engasjementer; reduserer risikoen for glemte tilganger Administrator
Begrunnelse Fritekstforklaring av hvorfor tilgangen er gitt Tom Audit-spor for fremtidige administratorer og revisjon Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Ekstern ansatt

Betydning. Identifiserer hvilken person som får tilgang. Den eksterne brukeren må allerede eksistere som ansatt i en "hjem-tenant" (typisk konsulentselskapets egen tenant).

Gyldige verdier. Et ansatt-ID som finnes i en annen tenant. Lookup gjøres typisk via e-post eller navn.

Standardverdi. Tom — må velges ved opprettelse.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart ved lagring.

Påvirker historiske data. Nei direkte. Men hvis koblingen aktiveres, kan konsulenten se historiske data ut fra tildelt scope.

Konsekvens for andre moduler.

  • Innloggings-bytter — konsulenten ser tenanten i "Bytt klient"-menyen ved neste innlogging.
  • Audit-log — handlinger logges med konsulentens ID og tenanten som kontekst.

Avhengigheter. Konsulenten må ha en aktiv konto i hjem-tenanten.

Hvem kan endre. Administrator. Praktisk sett samarbeider du med konsulentens hjem-administrator for å verifisere riktig konto.

Tenant

Betydning. Hvilken tenant tilgangen gjelder for. Vanligvis er dette den tenanten du administrerer akkurat nå — funksjonen kan kun gi tilgang til tenanter du selv har administrator-rettigheter i.

Gyldige verdier. Tenanten du er innlogget på, eller tenants Konti sysadmin har gitt deg administrasjons-tilgang til.

Standardverdi. Nåværende tenant.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Tenanten dukker opp i konsulentens "Bytt klient"-meny.

Avhengigheter. Tenanten må være aktivert i Konti sysadmin.

Hvem kan endre. Administrator.

Tilgangsnivå (brukerlevel)

Betydning. Hvilken rolle konsulenten får i denne tenanten. Når konsulenten bytter inn, oppfører kontoen seg som om vedkommende hadde det leveldet som primær-rolle.

Anbefalt praksis: opprett en dedikert "Konsulent"-brukerlevel med smal modul-tilgang og smal datatilgang. Gi aldri full Administrator-rolle med mindre absolutt nødvendig.

Gyldige verdier. En av de definerte brukerlevels i mål-tenanten.

Standardverdi. Tom — må velges.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart. Konsulenten må logge ut og inn igjen — eventuelt bytte tenant aktivt — for at full ny tilgang skal tre i kraft i menyen.

Påvirker historiske data. Ja indirekte — bredt brukerlevel gir tilgang til mer historiske data.

Konsekvens for andre moduler.

  • Datatilgang — konsulenten arver scope fra brukerleveldet (Datatilgang).
  • Modul-tilgang — meny og navigering bestemmes av brukerleveldet.
  • Godkjenningsflyt — hvis brukerleveldet har godkjenningsrett, kan konsulenten godkjenne andres timer/saker.

Avhengigheter. Brukerleveldet må eksistere og ha datatilgangs-regler i mål-tenanten.

Hvem kan endre. Administrator.

Aktiv

Betydning. Bryter som styrer om konsulenten faktisk kan bytte til tenanten. Hvis av: koblingen finnes, men tenanten skjules fra "Bytt klient"-menyen.

Praktisk for å midlertidig suspendere tilgang uten å miste oversikten over konsulentens oppdrag.

Gyldige verdier. På eller av.

Standardverdi. På ved opprettelse.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart, men aktive sesjoner i mål-tenanten forblir gyldige til konsulenten bytter tenant igjen eller logger ut.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Tenant forsvinner fra "Bytt klient"-menyen.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Utløpsdato (valgfri)

Betydning. Hvis satt, blir tilgangen automatisk inaktiv etter denne datoen. Et viktig kontrolltiltak for tidsbegrensede engasjementer — uten utløp er det lett å glemme å fjerne tilgangen etter at oppdraget er ferdig.

Gyldige verdier. Dato i framtiden, eller tom.

Standardverdi. Tom (ingen utløp).

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart ved lagring. Selve utløp-sjekken kjøres ved hver innlogging og hver tenant-bytting.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Ved utløp forsvinner tenanten fra konsulentens "Bytt klient"-meny.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Begrunnelse

Betydning. Fritekstfelt der du dokumenterer hvorfor konsulenten har tilgang. Hjelper neste administrator (eller revisor) å forstå hvorfor tilgangen er gitt og om den fortsatt er gyldig.

Gyldige verdier. Fri tekst, anbefales: oppdragsnavn, kontrakt-referanse, hjem-tenant.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Ingen.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik gir du tenant-tilgang

Gi en konsulent tilgang

  1. Åpne Innstillinger → System-administrasjon → Ansatt tenant-tilgang.
  2. Klikk + Ny tilgang.
  3. Søk opp konsulenten via e-post eller navn — vedkommende må allerede ha en konto i en annen tenant.
  4. Velg riktig brukerlevel i mål-tenanten (Konsulent-rolle anbefales).
  5. Sett utløpsdato hvis tilgangen er tidsbegrenset.
  6. Fyll inn begrunnelse (oppdragsnavn / kontrakt).
  7. Klikk Lagre.
  8. Be konsulenten logge inn og bekrefte at tenanten dukker opp i "Bytt klient"-menyen.

Suspendere tilgang midlertidig

  1. Finn raden i listen.
  2. Klikk Rediger.
  3. Skru av Aktiv.
  4. Klikk Lagre.
  5. Tenanten forsvinner umiddelbart fra konsulentens menyer.

Fjerne tilgang permanent

  1. Finn raden i listen.
  2. Klikk Slett (papirkurv-ikon).
  3. Bekreft i dialogen.
  4. Audit-loggen beholder oppføringen for revisjon.

Forlenge utløpsdato

  1. Åpne raden.
  2. Endre Utløpsdato til ny dato.
  3. Klikk Lagre.
  4. Konsulenten merker ikke noe — tilgangen forblir aktiv.

Vanlige problemer

Konsulenten ser ikke tenanten i "Bytt klient"-menyen

Mulige årsaker:

  1. Tilgangen er ikke aktiv — sjekk Aktiv-flagget.
  2. Utløpsdato er passert — sjekk dato eller fjern utløp.
  3. Konsulenten har ikke logget ut og inn igjen — "Bytt klient"-menyen oppdateres ved innlogging.
  4. Brukerleveldet finnes ikke lenger i mål-tenanten — opprett eller velg en ny rolle.

Konsulenten ser tenanten men får "Ingen modul-tilgang"

Brukerleveldet du tildelte, har ingen moduler aktivert i denne tenanten. Gå til Brukergrupper eller juster brukerleveldets modul-mal.

Konsulenten ser data fra feil tenant

Mest sannsynlig forveksling — konsulenten har ikke byttet tenant i menyen. Be vedkommende sjekke tenant-indikatoren øverst på siden.

"Konto er allerede koblet til denne tenanten"

Det finnes allerede en aktiv eller inaktiv tilgangsrad. Sjekk listen — kanskje den er inaktiv og bør reaktiveres i stedet for å duplikatopprettes.

Audit-loggen viser handlinger jeg ikke gjenkjenner

Hvis konsulenten har for vidt scope eller for høyt brukerlevel, kan vedkommende ha utført handlinger du ikke var klar over. Vurder å smale ned brukerleveldet eller fjern tilgangen.

Konsulenten har sluttet hos sitt selskap — hvordan fjerner jeg tilgangen?

Sett Aktiv = av umiddelbart. Vurder også å varsle konsulentens hjem-tenant-administrator slik at hjem-kontoen kan deaktiveres. Sletting i ePortal alene fjerner ikke hjemkontoen.

Konsekvensanalyse før endring

Før du gir eller endrer tenant-tilgang, vurder:

  • [ ] Identitetsverifikasjon: Er den ansatte verifisert som riktig person (e-post, hjem-tenant, oppdragsgiver)?
  • [ ] Smalest mulig rolle: Gi minst mulig tilgang — Konsulent-rolle med smalt scope, ikke Administrator.
  • [ ] Tidsbegrensning: Sett utløpsdato hvis engasjementet er tidsbegrenset.
  • [ ] Datasensitivitet: Inneholder tenanten lønnsdata, kundekontrakter eller andre sensitive opplysninger? Reflekter dette i scope.
  • [ ] GDPR / databehandlerregister: Er konsulenten registrert som databehandler eller databehandlerkjede?
  • [ ] Audit-spor: Er begrunnelse fylt inn så ettertiden forstår tilgangen?
  • [ ] Re-vurder periodisk: Sett en kalender-påminnelse for å revurdere tilgangen hver 3-6 måned.
  • [ ] Reversibilitet: Sletting er reversibel ved å opprette på nytt, men handlinger utført med tilgangen kan ikke trekkes tilbake.

Relaterte sider